Come caricare e gestire i file con Google Forms

Uno degli strumenti di Google più popolari, Moduli Google, è utile durante la creazione e l'analisi dei sondaggi. Gli aggiornamenti recenti hanno introdotto funzionalità ancora più straordinarie per un servizio già eccellente. Che tu sia un reclutatore che ha bisogno di curriculum dai candidati o forse un tutor che ha bisogno di raccogliere i compiti dai propri studenti, ora puoi consentire ad altri di caricare file direttamente dal tuo modulo Google.

Come caricare e gestire i file con Google Forms

Aggiungere il pulsante di caricamento file al tuo modulo Google

L'aggiunta di un pulsante di caricamento file fa la differenza quando si tratta di moduli.

  1. Quando crei un nuovo modulo Google, avrai la possibilità di aggiungere domande con diverse opzioni predefinite. Seleziona l'ultima sezione e fai clic sull'icona "⊕" (cerchio con più) dalle opzioni trovate sulla destra. Questo passaggio aggiunge una nuova domanda (sezione) al modulo.

  2. Fai clic sul menu a discesa nella sezione in alto a destra del riquadro della domanda (solitamente etichettato come "Scelta multipla").

  3. Scegliere "Upload di file" dalla lista.

  4. Selezionare "Continua" per consentire il caricamento di file su Google Drive.

  5. Digita la tua domanda, quindi personalizza le regole di caricamento. Moduli Google accetta automaticamente le modifiche, non è necessario salvarlo o fare clic su nulla.

  6. Gli utenti di Google Form ora vedono il "Aggiungi file" opzione nella sezione "Carica file" del modulo.

  7. Gli utenti inviano i file in base ai criteri impostati sopra, quindi visualizzano il loro elenco di caricamento e scelgono di "Caricamento" li al tuo account Drive.

Caricamento di più file da Google Forms

Come con la maggior parte dei servizi Internet che consentono il caricamento di file, non è possibile caricare un'intera cartella contemporaneamente. I singoli file devono essere aggiunti separatamente in Moduli Google.

Ad esempio, se il tuo modulo viene utilizzato per i candidati di lavoro, lo progetterai per caricare i loro curriculum separatamente dalle loro lettere di presentazione.

Allo stesso modo, se hai bisogno che forniscano i loro curriculum, una foto e un documento d'identità scansionato, il tuo modulo Google avrà tre pulsanti di caricamento, uno per ogni documento richiesto.

Opzioni di archiviazione e proprietà dei file

Tutti i file caricati dai tuoi moduli Google vengono archiviati sul tuo Google Drive in modo ordinato e conveniente.

Ogni il titolo della domanda/sezione nel modulo viene utilizzato come nome per una nuova cartella. Articoli caricati corrispondenti a una particolare sezione vengono memorizzati nella cartella associata, quindi il processo è relativamente automatizzato e non richiede alcuna organizzazione manuale.

Se in qualsiasi momento devi visitare una cartella specifica in Moduli Google e recuperare un file, vai alla tua "Dashboard", quindi seleziona la scheda "Risposte". Una volta lì, fai clic su "Vedi cartella" pulsante situato nella parte in basso a destra della finestra.

Se scegli di collegare uno dei tuoi moduli a Fogli Google, puoi tenere traccia di tutti i file caricati nel "Risposte" scheda di un determinato foglio di calcolo. Inoltre, ogni file include un collegamento diretto per un accesso più semplice.

Gli intervistati che caricano direttamente i file dal loro Google Drive creano automaticamente una copia del loro file originale. Una volta caricato il file, tu (il proprietario del modulo) diventi anche il proprietario della copia. Tuttavia, il file originale, a meno che non sia impostato come pubblico, rimarrà visibile esclusivamente al suo proprietario.

Gli uploader tengono traccia di tutte queste azioni nella barra laterale di Google Drive.

Esportazione di moduli abilitati per il caricamento con Form Publisher

"Form Publisher" è un popolare componente aggiuntivo di Google Forms che trasforma automaticamente i moduli compilati in documenti Google per una facile condivisione e revisione. Invece di accedere a ciascuna applicazione dalla dashboard e cercare i file correlati nelle cartelle di Drive, puoi convertirli tutti automaticamente in file PDF ben strutturati per una rapida revisione.

Se desideri utilizzare Form Publisher con i tuoi moduli Google abilitati per il caricamento, ci sono due cose che puoi fare. Puoi inserire un collegamento diretto al file caricato o visualizzare il collegamento direttamente nel documento se il file è un'immagine PNG, JPG o GIF. Quest'ultimo è incredibilmente conveniente in quanto consente di stampare moduli completi e rivederli offline se necessario.

Conclusione

Come puoi vedere, il pulsante di caricamento dei file in Google Forms è senza dubbio utile se sei un rappresentante delle risorse umane che ha a che fare con molti curriculum o un tutor che ha molti studenti che inviano i compiti a casa. Indipendentemente dallo scopo del modulo, gli utenti finali possono ora caricare file direttamente dal modulo Google. I file vengono archiviati sul tuo Google Drive, organizzati ordinatamente in cartelle separate.

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