Come condividere con utenti esterni in SharePoint

Per due decenni, SharePoint è stato il sistema di collaborazione ideale per le aziende di tutto il mondo. Le funzionalità altamente avanzate della piattaforma creano un ambiente sicuro per lo scambio di informazioni, la registrazione dei dati e la condivisione di documenti.

Come condividere con utenti esterni in SharePoint

Una di queste funzionalità ti consente di aprire un file di SharePoint, anche se non sei un utente normale. In questo articolo, tratteremo le basi della condivisione esterna, da come condividere con utenti esterni al tipo di file che puoi includere.

Condividi documenti utilizzando SharePoint

SharePoint consente di archiviare e condividere file utilizzando il browser Web scelto. È compatibile con quasi tutti i motori di ricerca e i dispositivi. Puoi anche sincronizzarlo con altri servizi di archiviazione cloud, come OneDrive.

La piattaforma è adatta per condividere tutti i tipi di formati di file. L'interfaccia è relativamente facile da leggere, quindi il processo è piuttosto semplice. Ecco come condividere documenti utilizzando SharePoint:

  1. Apri il browser e vai su office.com/signin. Accedi con il tuo account Microsoft utilizzando la tua e-mail, numero di telefono o profilo Skype. Se non sei registrato, clicca sul link sottostante per creare un account.
  2. Scorri i tuoi file. Evidenzia quelli che vuoi condividere. SharePoint consente anche di selezionare intere cartelle. Fai clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a sinistra.

  3. Fare clic sulla freccia verso il basso per aprire un menu a discesa. Seleziona una delle opzioni di condivisione dei link.

  4. Per consentire l'accesso a chiunque abbia il link, scegli "Chiunque".
  5. Per condividere il file con i tuoi colleghi, seleziona "Persone in ".

  6. Se desideri condividere solo con persone specifiche, inserisci i loro nomi nel campo appropriato.

  7. Se vuoi aggiungere ulteriori istruzioni, puoi scrivere un messaggio.
  8. Al termine, fai clic su "Applica".

Un modo più rapido per farlo è creare un collegamento che porti a un particolare file. Puoi quindi allegare l'URL a un messaggio di testo o copiarlo su un altro sito web. La persona che riceve il collegamento potrà condividerlo anche con altre persone. Ecco come farlo:

  1. Accedi al tuo account su office.com/signin.
  2. Fare clic sulla scheda "Copia collegamento" in SharePoint.

  3. Scegli un'opzione di condivisione dal menu a discesa. Fare clic su "Applica" per creare il collegamento.

  4. Utilizzare le scorciatoie da tastiera CTRL + C e CTRL + V quando si desidera copiare/incollare il collegamento. Puoi farlo anche facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'URL e selezionando le opzioni dall'elenco a discesa.

Condividere un sito Web utilizzando SharePoint

SharePoint non ti limita alla condivisione di file e cartelle. Puoi anche condividere l'intero sito sia con utenti esterni che con membri della tua directory. Ecco come farlo:

  1. Accedi al tuo account SharePoint.
  2. Fare clic sul pulsante "Condividi sito".

  3. Verrà aperta una nuova finestra. Digita il nome della persona o del gruppo che desideri aggiungere al sito. Puoi anche condividere il sito con l'intera organizzazione. Basta digitare "Tutti tranne gli utenti esterni" nella finestra di dialogo.

  4. Imposta il livello di autorizzazione desiderato. Puoi consentire alle persone di visualizzare, modificare o gestire completamente il sito.

  5. Se lo desideri, puoi allegare un messaggio contenente ulteriori informazioni o istruzioni.
  6. Fai clic su "Condividi" quando hai finito.

Condividi qualsiasi cosa utilizzando SharePoint Teams

Con SharePoint Team, tu e i tuoi colleghi potete scambiare regolarmente documenti, file multimediali e applicazioni senza problemi. Il portale ha lo scopo di aumentare la produttività e ottimizzare la collaborazione al progetto.

Come membro del team, puoi accedere a tutti i collegamenti a directory, file e siti Web pertinenti sulla home page del portale. Puoi anche utilizzare il feed delle attività per tenere traccia delle interazioni con il sito.

SharePoint Team ha una scheda "File" con una vasta gamma di funzionalità. Qualsiasi membro può utilizzare queste funzionalità per modificare i file condivisi e personalizzare il portale. Ecco un elenco di opzioni:

  • Accedi a funzionalità aggiuntive nella sezione "Nuovo file".
  • Sincronizza i file sull'unità locale corrispondente.
  • Modificare la visualizzazione per rendere più organizzata l'interfaccia del portale. Sono disponibili diverse opzioni, tra cui la visualizzazione elenco, la visualizzazione riquadri e la visualizzazione compatta.
  • Elimina malware o file spazzatura o segnala file sospetti.
  • Carica e archivia i file.
  • Controlla e scarica i file.
  • Riorganizzare l'ordine dei file.

Gestisci le impostazioni di condivisione degli ospiti di SharePoint

Se sei un amministratore globale o di SharePoint, hai l'autorità per personalizzare le impostazioni di condivisione per l'intera organizzazione. Ciò significa che puoi decidere il livello di partecipazione degli utenti Guest sul server SharePoint. Ci sono diverse configurazioni di condivisione tra cui puoi scegliere, a seconda delle tue esigenze. Ecco come gestire le impostazioni di condivisione degli ospiti:

  1. Apri il browser e accedi al tuo account amministratore.
  2. Apri la scheda "Condivisione esterna".

  3. Seleziona il livello di condivisione desiderato per la tua organizzazione. Di solito, l'impostazione predefinita è "Chiunque".

Differenti impostazioni di condivisione implicano differenti livelli di accesso. Assicurati di sceglierne uno che corrisponda al tipo di documento che stai condividendo. Ecco una rapida ripartizione di ciascuna configurazione di condivisione:

  • Chiunque. Questa impostazione consente agli utenti di condividere collegamenti che non richiedono alcuna autenticazione. Ciò significa che possono inviarlo sia agli ospiti esistenti che a quelli nuovi. In qualità di amministratore, puoi impostare una data di scadenza per ciascun collegamento.
  • Nuovi ospiti esistenti. Con questa impostazione, gli ospiti devono accedere con il proprio account Microsoft per accedere al collegamento. Possono anche utilizzare l'ID utente della scuola o dell'azienda. È perché questi tipi di collegamenti richiedono codici di verifica dell'identità.
  • Solo ospiti esistenti. In questo modo, sarai in grado di condividere file con gli ospiti dalla tua directory. Ciò include chiunque abbia accettato i tuoi inviti in passato. Si riferisce anche ai guest aggiunti manualmente tramite Azure B2B o funzionalità collaborative simili.
  • Solo membri della tua organizzazione. Se vuoi impedire agli utenti esterni di accedere alla tua directory, scegli questa impostazione. Disabilita la funzione di condivisione esterna e mantiene tutti i file all'interno della tua organizzazione.

Se disattivi la condivisione esterna e poi la riattivi, i Guest a cui era stato concesso l'accesso in precedenza possono ancora accedere al server. Se non vuoi che gli Ospiti riottengano l'accesso a determinati siti, devi disattivare l'impostazione per quei siti singolarmente.

Domande frequenti sulla condivisione guest di SharePoint

Come posso attivare e disattivare la condivisione esterna ogni volta che ne ho bisogno?

I file salvati sul server SharePoint sono accessibili a tutti coloro che dispongono dell'autorizzazione del sito. Tuttavia, potresti voler condividere determinati file con persone che non usano regolarmente SharePoint. È qui che entra in gioco la funzione di condivisione esterna.

Per attivare l'impostazione, devi essere un manager di SharePoint in Microsoft 365. I gestori dei siti non hanno l'autorità per abilitare o disabilitare la condivisione esterna. Ecco come farlo:

1. Accedere alla pagina Web dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

2. Passare alla colonna sul lato sinistro. Scegli un sito dall'elenco.

3. Fare clic sul cerchio accanto all'opzione di condivisione che si desidera abilitare.

Le opzioni disponibili sono determinate a livello aziendale. Se disabiliti la condivisione esterna su un determinato sito, tutti i link che hai condiviso su di esso non funzioneranno più.

Cosa possono fare gli ospiti con i miei documenti condivisi?

Quando condividi un link, puoi determinare se la persona che lo apre può apportare modifiche al file. Se selezioni la casella "Consenti modifiche", ecco cosa possono fare gli altri utenti dopo aver ricevuto il link:

• Sia caricare che scaricare file e cartelle sul server.

• Creare nuove cartelle e caricare nuovi file.

• Rimuovere i file dal server SharePoint.

• Modifica elementi e cartelle esistenti.

• Trasferire file da una cartella all'altra.

• Modificare il nome e il formato di un particolare file.

• Condividere i collegamenti ai file con altre persone.

Anche con la modifica abilitata, alcune cose sono ancora vietate. Ecco cosa non può fare il ricevitore:

• Modificare o rinominare una directory principale. Questo vale per altre cartelle ad alta gerarchia.

• Aprire altre cartelle dal server SharePoint. Possono solo visualizzare e modificare quelli che hai condiviso.

• Accedi a qualsiasi altra cosa sul tuo sito SharePoint senza autorizzazione.

Ci sono anche tre impostazioni di condivisione disponibili per gli utenti Guest nella tua directory. Puoi scegliere una delle seguenti opzioni:

• Chiunque (è possibile accedere al collegamento senza verifica).

• Nuovi Ospiti (il collegamento richiede all'Ospite di verificare la propria identità). Gli ospiti esistenti possono anche accedere a questi collegamenti dopo aver eseguito l'accesso con un account Microsoft.

• Solo Ospiti esistenti (la condivisione è limitata ai Guest che sono già inclusi nella tua directory).

• Solo i membri della tua organizzazione (nessun Ospite esterno può accedere al collegamento).

Cosa posso condividere utilizzando Microsoft SharePoint?

SharePoint supporta tutti i tipi di formati di file. Puoi praticamente caricare qualsiasi cosa nella tua directory senza intoppi.

Tuttavia, le versioni precedenti hanno problemi con particolari tipi di file. Ad esempio, le seguenti estensioni sono completamente bloccate dal server 2016:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .sapone

• .json

• .xamlx

Fortunatamente, il server attuale non ha tale limitazione. A partire da ora, non ci sono formati ed estensioni vietati da SharePoint.

La condivisione è la cura

SharePoint porta ordine sul posto di lavoro online. Le funzionalità avanzate del sistema ti consentono di condividere sia file che interi siti in pochi semplici passaggi.

C'è un'impostazione di condivisione preferita per ogni situazione e tipo di collegamento. Gli amministratori globali e di SharePoint possono persino abilitare la condivisione esterna e gestire le impostazioni Guest per l'intera organizzazione.

Tu e i tuoi colleghi utilizzate SharePoint per lo scambio di file? C'è un sistema di collaborazione diverso che preferisci? Commenta di seguito e condividi i tuoi pensieri sulla funzione di condivisione esterna.

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